Met het onderbrengen van contractmanagement bij ADVIM borg je kwaliteit van dienstverlening aan je organisatie en continuïteit. Dit doen we over de volle breedte van contractmanagement van strategische naar tactische tot operationele rollen.
ADVIM contractmanagement tool
ADVIM ontwikkelde een tool om contractmanagement optimaal te integreren in jouw bedrijfsprocessen. Daarin bieden we inzicht in lopende contracten en worden sturingsactiviteiten, zoals het moment van leveranciersgesprekken en opzegtermijnen, geduid. Heldere managementrapportages maken de tool compleet.
Wat kunnen wij voor je betekenen op het gebied van contractmangement?
Werkzaamheden
Strategisch
- Rapportage aan contracteigenaar over de budgetten, uitvoering en de resultaten van de afspraken in de overeenkomsten
- Rapportage aan contracteigenaar over acties en wijzigingen in het contractregistratiesysteem (verlengen, overeenkomst opzeggen, actualisaties verwerken).
Tactisch
- Bewaking van het gecontracteerde (bijvoorbeeld keuringen en kwaliteit).
- Juridisch en technisch inhoudelijk advies over overeenkomsten.
- Beantwoorden van vragen (huurders, medewerkers en leveranciers).
- Controleren en accorderen van facturen.
- Adviseren of een wijziging, opzegging, verlenging of een nieuwe overeenkomst nodig is.
- Advisering gedurende contractperiode.
- Implementeren van nieuwe of gewijzigde overeenkomsten in de organisatie.
- Sturen op afspraken, KPI’s, verplichtingen, voorwaarden, aannames, verwachtingen, doelstellingen met betrekking tot overeenkomsten. Dit alles in samenspraak met de inkoper.
- Zorgdragen voor het goed functioneren van overeenkomsten. Er bijvoorbeeld voor zorgen dat tijdig een leveranciersbeoordeling plaatsvindt.
- Afstemmingsgesprekken met leveranciers.
- Advisering in algemene zin op het gebied van contractmanagement, belangrijke (wettelijke) ontwikkelingen en mogelijke risico’s.
Operationeel
- Verzamelen van alle overeenkomsten om deze te registeren in het contractbeheersysteem.
- Beheer van contractgegevens. Alle gegevens worden centraal geregistreerd en gedocumenteerd.
- Archivering van overeenkomsten in fysieke vorm.
- Overeenkomsten digitaal en/of fysiek ter beschikking stellen aan inkoper, contractmanager of contracteigenaar.
- Bewaken van acties en planning, en tijdig signaleren. Waaronder signaleren als overeenkomsten aflopen en op de hoogte stellen van de contracteigenaar.
- Genereren van rapportages. Zoals: aantal overeenkomsten of leveranciers, looptijd dan wel leeftijd, aflopende overeenkomsten in een bepaalde periode.
- Aanreiken informatie aan interne organisatie ten behoeve van (meerjaren) begroting. Waaronder: (verwachte) indexatie, opstellen contractbegroting, aanvragen en aanleveren meerjarenbegrotingen van leveranciers.
Onze verbindingen
Waarom kiezen voor ADVIM?
We gaan voor een duurzame relatie. In onze aanpak zijn we concreet en doortastend. Maar we zijn niet voor niets vastgoedverbinders: we investeren ook graag in relatiebeheer. Bijvoorbeeld tussen jou en je opdrachtnemers/ketenpartners. Doen zij wat ze beloven? Is hetgeen ze leveren ook datgene dat je nodig hebt? En hoe kunnen ze hun dienstverlening verbeteren?
Andersom geldt hetzelfde, want in onze visie is een goede samenwerking altijd tweerichtingsverkeer. Dus: hoe kun je als opdrachtgever zélf investeren in een duurzame relatie?
Vastgoed diensten
ADVIM adviseert, regisseert en realiseert in alle facetten van (maatschappelijk) vastgoed. Van vastgoedsturing tot verduurzamingsprojecten. Van opstellen beleid en processen tot implementatie. Van strategisch tot operationeel niveau. Van inkoop en ontwikkeling tot beheer.
